Своевременный и точный учет технического состояния пути и сооружений, их содержания и ремонта, расходования в этих целях материалов и трудовых ресурсов, а также отчетность по этим показателям позволяют четко анализировать положение в хозяйстве дистанции, правильно планировать работы и снабжение материалами, оценивать деятельность предприятий. Формы учета имеют обозначение ПУ, формы отчетности - ПО.
В путевом хозяйстве имеется три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский.
Данные оперативного учета околотки, участки, мастерские и другие подразделения ежедневно передают в контору дистанции пути, где их обобщают и далее передают в службу пути. К оперативному учету относятся: положение с предупреждениями; наличие в пути дефектных рельсов, работа по снегоборьбе (в зимний период), работа в весенний период, сведения об отгрузке старогодных рельсов и металлолома (передаваемые один раз в 10 дней).
Статистический учет отражает техническое состояние хозяйства. В дистанциях пути на основании.натурных проверок и учетных данных околотков ежегодно составляется Технический паспорт дистанции пути. На околотках ведется соответствующая документация по установленным формам.
В рельсовой книге формы ПУ-2 учитывают рельсы по звеньям с указанием их длины, износа, смятия концов и их наплавки, провисания концов и других характеристик. При смене рельсов делаются соответствующие записи, характеризующие вновь уложенные рельсы.
В книге формы ПУ-2а учитывают дефектные рельсы. При смене дефектного рельса делается отметка о его замене, а при обнаружении во время осмотра нового дефектного рельса такой рельс вносится в эту книгу.
В ведомость формы ПУ-4 заносятся данные о выходе рельсов по изломам, порокам и повреждениям. Эта ведомость имеет большое значение для анализа причин выхода рельсов и разработки технических мер по повышению качества рельсов и продлению срока их службы. В ведомости формы ПО-4 отражается число рельсов, снятых по тому или другому дефекту. Таким образом, все вышеуказанные формы учета позволяют иметь полную картину о состоянии рельсового хозяйства на околотке.
Характеристики стрелочных переводов с указанием станции и номера стрелочного перевода, его типа, конструкции крестовины, состояния переводных брусьев, рода балласта, вида централизации стрелки указываются в книге учета стрелочных переводов, лежащих в пути (форма ПУ-6).
Состояние шпального хозяйства отражается в книге учета шпал, лежащих в пути (форма ПУ-5). Шпалы учитываются по породе древесины и роду антисептика. В книге указываются год укладки шпал на каждом километре и сведения о шпалах, негодных и требующих ремонта. Данные в книгу вносятся на основании ежегодных осмотров шпального хозяйства. Тщательно проведенные весенние и осенние осмотры шпал позволяют планировать ежегодную смену и ремонт шпал по каждому километру как при ремонтах пути, так и при его текущем содержании. Результаты осмотров шпал оформляются отчетом по форме ПО-6.
Книга записи результатов проверки пути, сооружений и путевых устройств (форма ПУ-28) и книга записи результатов проверки стрелочных переводов и глухих пересечений (форма ПУ-29) также являются документами статистического учета, поскольку отражают техническое состояние пути и его устройств.
Один раз в две недели составляется График по текущему содержанию пути и оценке пути (форма ПУ-74).
В дистанции пути, кроме того, ведутся книги больших и средних мостов (форма ПУ-12) и карточки искусственных сооружений (форма ПУ-15). В этих документах содержатся материалы, характеризующие габаритные размеры, конструкцию сооружений, их техническое состояние, проведение ремонтных работ и ряд других данных. Результаты осмотров искусственных сооружений заносятся в книгу формы ПУ-30.
Ведомость оценки состояния пути (форма ПУ-32) составляется после прохода путеизмерительного вагона. В ней указывается состояние пути каждого километра в баллах по видам неисправностей и в сумме.
При сдаче в работу и приемке работ по ремонту пути составляется Акт сдачи километра для производства работ и приемки выполненных работ (форма ПУ-48).
Бухгалтерская отчетность позволяет контролировать положение с наличием и использованием основных фондов и оборотных средств, выполнением планов работ, использованием материалов, с затратами труда, выполнением плана прибыли, уровня рентабельности и с другими показателями работы предприятия.
